Åbent hus med lukkede døre: De virtuelle events

I kølvandet på de utallige aflyste fysiske begivenheder må vi ty til andre metoder. Vi vil aldrig kunne genskabe de helt samme værdier, som et fysisk event besidder, men vi kan skabe noget nyt med virtuelle events. Hvornår ville det så være mere oplagt at samle deltagere, uden at være i samme rum? Vi hjælper dig på vej med vores undersøgelse af virtuelle events i praksis.

CompanYoung har foretaget en undersøgelse, som er baseret på analyser af 10 virtuelle events. Her fandt vi frem til, hvordan indholdet skal strikkes sammen, samt hvilken platform, der er hensigtsmæssig i forhold til eventtypen. Dette suppleret med en kvantitativ undersøgelse, hvor vi spurgte 389 unge, som efter sommerferien står overfor et valg om hvad der nu skal ske.

God kommunikation før og efter!

Det virtuelle event kræver både promovering og tekniske foranstaltninger. Udelukkende Facebook-annoncering frarådes; brug i stedet flere kræfter på at sprede ordet på flere relevante medier, så hele målgruppen får kendskab til eventet. Derudover anbefaler vi, at I opretter et dedikeret event-site på jeres hjemmeside med mulighed for tilmelding, så potentielle deltagere let kan tilgå information herom og stille spørgsmål før, under og efter eventet.

Når deltagerne begynder at tilmelde sig eventet skal I sørge for, at de modtager påmindelser forud for dagen; en enkelt kvittering som følge af tilmeldingen er ikke nok, hvis du vil tiltrække flere. Mails med påmindelser skal sendes til deltagerne ugen før, dagen før og gerne 45 minutter før selve eventet. Hvis I vil give konverteringen en ekstra tand, så overvej telefonisk påmindelse dagen før – især til de uddannelsesspecifikke infomøder! 📈 Sørg for at have en chatfunktion på en ekstern side, så deltagerne kan få assistance til log-in problemer inden eventet begynder. Ikke mindst er det en stor fordel, hvis I inkorporerer 1:1 studievejledningschat under eventet – dette vil være afhængigt af jeres valg af platform.

Efter eventet er det vigtigt at følge op på deltagernes oplevelse. Hertil har I to muligheder: En taknemmelig opfølgningsmail med link til evaluering eller telefonisk kontakt med samme øjemed. Opfølgningen skal desuden opfordre deltagerne til at ytre et ønske om yderligere dialog, så I bevarer interaktionen. Det kunne være invitation til samtale, besøg eller noget tredje; det vigtigste er blot, at I griber muligheden for at fastholde deltagernes interesse. Forglem ej de tilmeldte, som glemte at se med! 👀 Send dem et link efter eventet, hvori de kan tilgå en optagelse af eventet. I vores egen undersøgelse, angiver blot 21% at de blev kontaktet efterfølgende, hvilket tyder på, at der til mange events ikke er lavet en strategi for hvordan en opfølgning kan eksekveres.

 

Hvad virker, og hvad virker ikke?

Til selve eventet anbefaler vi, at I foretager en teknisk forventningsafstemning. Del eventet op, hvis I vil præsentere flere uddannelser, så der er et lineært forløb. Husk at have en præsentation klar, når I bruger video til professionelt at repræsentere jeres uddannelsesinstitution. På den måde bliver eventet strømlinet samtidig med, at det giver et bedre indblik i jeres uddannelsesinstitution. Tænk på forberedelsen til det virtuelle event, som du ville med det fysiske: Ligesom rengøring og professionel fremtræden ligger til grund for de fysiske rammer, er godt præsentationsmateriale og fremtoning på kameraet afgørende for det indtryk, I giver. Derfor fraråder vi naturligvis hjemme-setuppet i stuen med headset! ☝️

Glem ikke generalprøve med jeres repræsentanter. I vil være sikre på, at teknikken spiller under eventet. Når I har indstillet jer på det tekniske indhold, er det tid til at vælge den rigtige virtuelle platform til det rigtige event.

 

Eventindhold

Når det kommer til indholdet i det virtuelle event, er det ikke nødvendigvis helt anderledes end i de fysiske. Først skal I fastsætte en strategi til det enkelte event, hvor I præciserer formålet, målgruppen og budskaberne, I vil kommunikere. Derefter kan I med klart øjemed kortlægge den rejse, I vil tage deltagerne med på. Gå ligeledes lavpraktisk til værks og angiv kontaktinformationer; beskriv platformen, hvorpå det foregår; samt hvornår og hvordan eventet afholdes. Kommunikér programmet således, at deltagerne kan se relevans og udbytte i eventet.

Husk at formidle konkrete eksempler, når I afholder eventet. Alt fra skemaer, mødetider, arbejdsbyrde, bogkøb, projektforløb og mere til. Kom med eksempler i øjenhøjde, hvor i sammenligner deltagernes nuværende situation med den, I tilbyder dem. Fortæl om valg og fravalg, så de unge finder ud af, hvad de både får – og ikke får – ved at vælge uddannelsen.

Ikke mindst er det essentielt, at I afsætter tid til spørgsmål. Det er en af grundene til, at 1:1 studievejledning er nødvendigt for det gode virtuelle såvel som fysiske event. I skal vejlede frem for at sælge, så unge kan vælge rigtigt. Hele 58% angav i vores undersøgelse, at noget af det vigtigste, var muligheden for at kunne stille uddybende personlige spørgsmål. Yderligere var den virtuelle rundvisning, info om det faglige niveau og at kunne møde nuværende elever online, noget af det mest essentielle ifølge de unge.

 

Når alt bliver normalt…

Så skal vi ikke tilbage til udelukkende fysiske events.

Vi skal i stedet medtænke begge formater ind i kalenderåret. Det betyder, at fremtidige events skal tage udgangspunkt i den unges kontekst, samt hvor den unge er i sin rejse mod uddannelsesvalget. Spørgsmålet er nemlig, hvordan man rammer dem, der er i den indledende søgefase og dem, der mangler mere specifik vejledning i deres uddannelsessøgning.

Kunne du tænke dig at vide mere om vores undersøgelse og erfaring med virtuelle events? – så deltag i vores webinar d. 18 marts, hvor vi tager dette spændende emne videre.

 

Tilmeld dig her

Tilmeld dig CompanYoungs Nyhedsbrev

Gør som +2000 andre i HR og uddannelsesverdenen. Få tilsendt CompanYoungs nyhedsbrev hver måned med fokus på unges valg af uddannelse, job og karriere.

Tilmeld dig her