Åbent hus med lukkede døre: De virtuelle events

Op imod 40 % af unge drager nytte af fysiske events i deres valg af uddannelse. Det viser vores undersøgelse af unges valg af uddannelse i 2020, som inkluderer både efterskoler og ungdomsuddannelser. I kølvandet på de utallige aflyste fysiske events er vi derfor nødt til at ty til et konkurrencedygtigt alternativ. Vi vil aldrig kunne genskabe de værdier, et fysisk event tilvejebringer, men vi kan skabe noget nyt med virtuelle events.

Andreas Størup Ugilt

7. oktober 2020 · 8 min læsning
CompanYoung

Uddannelsesinstitutionen var klargjort til besøg fra potentielle nye elever, og I stod klar til at hjælpe dem med at træffe den rigtige beslutning. Hold liv i gnisten og læs med, når vi kortlægger det gode virtuelle event til jeres skole.

CompanYoung har foretaget en undersøgelse, som er baseret på analyser af 10 virtuelle events. De undersøgte events var både åbent hus, infomøder og webinarer, alle med en variation af generelt og uddannelsesspecifikt indhold. Analysen viser hertil styrker og svagheder ved fire virtuelle platforme, hvorigennem forskellige typer af events kan faciliteres, samt hvilket indhold, der er passende til det givne event.

Der er flere led i faciliteringen af det virtuelle event, men det handler først og fremmest om at gøre sig synlig.

 

Spred ordet!

Det virtuelle event kræver både promovering og tekniske foranstaltninger. Udelukkende Facebook-annoncering frarådes; brug i stedet flere kræfter på at sprede ordet på flere relevante medier, så hele målgruppen får kendskab til eventet. Derudover anbefaler vi, at I opretter et dedikeret event-site på jeres hjemmeside, så potentielle deltagere let kan tilgå information herom og stille spørgsmål før, under og efter eventet.

Når deltagerne begynder at melde deres ankomst skal I sørge for, at de modtager påmindelser forud for eventet; en enkelt kvittering som følge af tilmeldingen er ikke nok, hvis du vil tiltrække flere. Mails med påmindelser skal sendes til deltagerne ugen før, dagen før og gerne 45 minutter før selve eventet. Hvis I vil give konverteringen en ekstra tand, så overvej telefonisk påmindelse dagen før – især til de uddannelsesspecifikke infomøder! 📈 Sørg for at have en chatfunktion på en ekstern side, så deltagerne kan få assistance til log-in problemer inden eventet begynder. Ikke mindst er det en stor fordel, hvis I inkorporerer 1:1 studievejledningschat under eventet – dette vil være afhængigt af jeres valg af platform.

Efter eventet vil I sikkert gerne følge op på deltagernes oplevelse. Hertil har I to muligheder: En taknemmelig opfølgningsmail med link til evaluering eller telefonisk kontakt med samme øjemed. Opfølgningen skal desuden opfordre deltagerne til at ytre et ønske om yderligere dialog, så I bevarer interaktionen. Det kunne være invitation til samtale, besøg eller noget tredje; det vigtigste er blot, at I griber muligheden for at fastholde deltagernes interesse. Forglem ej de tilmeldte, som glemte at se med! 👀  Send dem et link efter eventet, hvori de kan tilgå en optagelse af eventet.

 

Hvad virker, og hvad virker ikke?

Til selve eventet anbefaler vi, at I foretager en teknisk forventningsafstemning. Del eventet op, hvis I vil præsentere flere uddannelser, så der er et lineært forløb. Husk at have en præsentation klar, når I bruger video til professionelt at repræsentere jeres uddannelsesinstitution. På den måde bliver eventet strømlinet samtidig med, at det giver et bedre indblik i jeres uddannelsesinstitution. Tænk på forberedelsen til det virtuelle event, som du ville med det fysiske: Ligesom rengøring og professionel fremtræden ligger til grund for de fysiske rammer, er godt præsentationsmateriale og fremtoning på kameraet afgørende for det indtryk, I giver. Derfor fraråder vi naturligvis hjemme-setuppet i stuen med headset! ☝️

Glem ikke generalprøve med jeres repræsentanter. I vil være sikre på, at teknikken spiller under eventet. Når I har indstillet jer på det tekniske indhold, er det tid til at vælge den rigtige virtuelle platform til det rigtige event.

 

De virtuelle platforme

Ud af fire udvalgte platforme, anbefaler vi tre til det gode virtuelle event. Her er der tale om Google Meet, Zoom og Discord. Vi anbefaler som udgangspunkt ikke Microsoft Teams til events, da platformen på nuværende tidspunkt har en række begrænsninger i kommunikationen mod og med eksterne deltagere. Skønt den typisk er kendt af repræsentanter, vil der for eksterne deltagere være problemer med brug af chat, og sammenlignet med andre kræver platformen en større opsætning i forbindelse med login.

Google Meet er jeres go-to til info-møder med op til 20 deltagere. Platformens styrker er ét-klik-deltagelse, og brugervenligheden scorer topkarakter. Brug den kun til denne type møde, da platformen mangler rollestyring, 1:1 chat og lobbyfunktion til deltagere.

Afholder I til gengæld et webinar, anbefaler vi Zoom. Platformen har et særligt webinar-modul, lobbyfunktion til deltagere, rollestyring – og den understøtter 1:1 chat. Zoom kræver til gengæld abonnement og understøtter ét møde ad gangen, med mindre udvidelser tilkøbes for at bygge på med flere møder. Platformen kvitterer derudover med muligheden for at samle op til flere tusinde deltagere.

Til åbent hus-arrangementet er Discord højdespringeren. Platformen understøtter flere oplæg ad gangen; rollestyring fungerer exceptionelt – og så er den gratis. Vær dog opmærksom på, at Discord kræver mere teknisk snilde end de øvrige platforme, hvorfor repræsentanter såvel som deltagere bør orientere sig derinde forud for eventet. Derudover kan den afspille højest 25 videostreams ad gangen, hvorfor platformen på dette punkt mister lidt af den “fysiske oplevelse”, der opnås ved, at både repræsentanter og deltagere fremgår via video.

 

Eventindhold

Når det kommer til indholdet i det virtuelle event, er det ikke nødvendigvis helt anderledes end i de fysiske. Først skal I fastsætte en strategi til det enkelte event, hvor I præciserer formålet, målgruppen og budskaberne, I vil kommunikere. Derefter kan I med klart øjemed kortlægge den rejse, I vil tage deltagerne med på. Gå ligeledes lavpraktisk til værks og angiv kontaktinformationer; beskriv platformen, hvorpå det foregår; samt hvornår og hvordan eventet afholdes. Kommunikér programmet således, at deltagerne kan se relevans og udbytte i eventet.

Husk at formidle konkrete eksempler, når I afholder eventet. Alt fra skemaer, mødetider, arbejdsbyrde, bogkøb, projektforløb og mere til. Kom med eksempler i øjenhøjde, hvor i sammenligner deltagernes nuværende situation med den, I tilbyder dem. Fortæl om valg og fravalg, så de unge finder ud af, hvad de både får – og ikke får – ved at vælge uddannelsen.

Ikke mindst er det essentielt, at I afsætter tid til spørgsmål. Det er en af grundene til, at 1:1 studievejledning er nødvendigt for det gode virtuelle såvel som fysiske event. I skal vejlede frem for at sælge, så unge kan vælge rigtigt.

 

Når alt bliver normalt…

Så skal vi ikke tilbage til udelukkende fysiske events.

Vi skal i stedet medtænke begge formater ind i kalenderåret. Det betyder, at fremtidige events skal tage udgangspunkt i den unges kontekst, samt hvor den unge er i sin rejse mod uddannelsesvalget. Spørgsmålet er nemlig, hvordan man rammer dem, der er i den indledende søgefase og dem, der mangler mere specifik vejledning i deres uddannelsessøgning.

Hos CompanYoung står vi klar til at hjælpe jer med eksekveringen. Lad os starte med en snak om mulighederne, og hvad der passer bedst til jer.

Tilmeld dig CompanYoungs Nyhedsbrev

Gør som +2000 andre i HR og uddannelsesverdenen. Få tilsendt CompanYoungs nyhedsbrev hver måned med fokus på unges valg af uddannelse, job og karriere.

Tilmeld dig her